Manajemen Proyek & Resiko | SOFTSKILL - 1

SOFTSKILL

MANAJEMEN PROYEK DAN MANAJEMEN RESIKO

Disusun Oleh :

Daniel Eka Wibowo / 21117445 / 3KB06

BAB I
Pengenalan Manajemen Proyek

  1.      Latar belakang, sejarah dan motivasi mempelajari manajemen proyek khususnya TI

Laporan Chaos 1995

Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% mengejutkan proyek akan dibatalkan sebelum mereka pernah mendapatkan selesai

Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli mereka

Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk perangkat lunak proyek yang diselesaikan tepat waktu

Sebuah laporan tahun 2001 menunjukkan bahwa AS menghabiskan $ 2.3 triliun untuk proyek setiap tahun

Belanja TI di seluruh dunia diperkirakan akan tumbuh sebesar 4% dan 6% dalam beberapa tahun mendatang

Pada tahun 2003 rata-rata manajer proyek senior di US berpenghasilan hampir $ 90,000 per tahun

Di AS, nomor-satu realitas acara TV pada tahun 2004, menggambarkan peran manajer proyek penting dalam bisnis

  2.      Keuntungan menggunakan formal manajemen proyek

• Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM

• Meningkatnya relasi dengan customer

• Waktu pembangunan yang lebih singkat

• Biaya yang lebih rendah

• Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas

• Keuntungan yang lebih besar

• Meningkatnya produktivitas

• Koordinasi yang lebih baik

• Moral pekerja lebih baik

  3.      Pengertian proyek dan manajemen proyek

     Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu  tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu , dilaksanakan oleh manusia  dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol

Contoh Proyek:

- Membuat desain baru kendaraan di zaman sekarang

- Mengembangkan produk baru 

- Membangun sebuah gedung atau fasilitas dalam sebuah lingkungan 

- Membuat perubahan dalam struktur organisasi

   Proyek memiliki jangka waktu tertentu yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan). Bersifat unik yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasilkan produk atau jasa yang identik

   Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga  dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut

  4.      Kendala-kendala Manajemen Proyek

·         Proyek harus beroperasi  dalam lingkungan organisasi yang luas.

·         Manajer proyek perlu mengambil

5. Kerangka kerja dan area knowledge manajemen proyek

Kerangka kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek

Konteks manajemen proyek  menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana dimana proyek tersebut beroperasi 

Rangkaian proses manajemen proyek  menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan antaranya

Pengelolaan Waktu proyek termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut

Pengelolaan Lingkup proyek termasuk menentukan dan mengelola semua kerja yang diperlukan untuk menyeleesaikan kesuksesan proyek

Pengelolaan Biaya proyek terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya untuk proyek

Proyek pengelolaan Resiko termasuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko yang terjadi di dalam proyek

Proyek SDM memperhatikan kegunaan efektif dari orang yang terkait dengan proyek itu

Project Integration management mempengaruhi dan dipengaruhioleh 8 area pengetahuan lainnya

6. Alat dan Tehnik Manajemen Proyek

                Alat dan tehnik manajemen proyek membantu manajer proyek maupun timnya dari berbagai aspek manejemen proyek.

           ·      Analisis waktu, bagan Gantt, dan diagram network.

            ·      Perkiraan biaya

            ·      Perkiraan ruang lingkup

7. Hubungan manajemen proyek dengan disiplin ilmu lain

Sebagian besar pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau hampir unik untuk manajemen proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan struktur kerja rincian). Namun PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin manajemen yang lainnya

Manajemen umum meliputi perencanaan, pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan mengendalikan operasi perusahaan berlangsung. Manajemen umum juga termasuk mendukung disiplin ilmu seperti pemrograman computer, hukum, statistic dan teori probabilitas,logistic dan personel. PMBOK ini tumpang tindih manajemen umum di banyak daerah- prilaku organisasi, peramalan keuangan, dan teknik perencanaan

Daerah aplikasi adalah kategori proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan dalam proyek tsb namun tidak dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah aplikasi didefinisikan dalam hal Teknis elemen, seperti pengembangan perangkat lunak, farmasi atau teknik kontruksi.Manajemen elemen, seperti kontrak pemerintah atau pengembangan produk baru. Industry kelompok, seperti otomotif, kimia, atau layanan keuangan

8. Bagan Gannt dan Diagram Network

           

9. Profesi dan Sertifikasi Manajemen Proyek

- Profesi manajemen proyek:

    Berbagai kelompok – kelompok tertentu berminat di berbagai bidang seperti engineering, berbagai bidang jasa, maupun kesehatan

- Sertifikasi manajemen proyek:

    PMI telah menyediakan sertifikasi sebagai Project Management Profesional (PMP). Untuk mendapatkan sertifikasi itu seorang PMP harus mempunyai pengalaman proyek yang cukup, dan harus mengikuti test PMP dank ode etik yang telah ada

10. Etika dalam Manajemen Proyek

Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung jawab secara professional.

11. Manajemen Proyek Software

    Enterprise Proyek Manajemen software mengintegrasikan informasi dari beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyek-proyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang dalam seluruh organisasi Juga menyediakan link pada informasi yang lebih detail mengenai suatu proyek tertentu

BAB II
Konteks Manajemen Proyek dan TI

1. Gambaran sistem dari manajemen proyek

    Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang

    Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan.

  2.      Model dari sistem manajemen

-          Sistem Informasi Sentralisasi (SI Terpusat)

Sistem Informasi Sentralisasi (SI Terpusat) Merupakan sistem yang menempatkan data informasi Yang terpusat yang umunya bersifat tertutup untuk umum dan Distribusi terpusat, memiliki mainframe sebagai sumber basis data dan intranet. Karakteristik utama pendekatan terpusat adalah termasuk kontrol,efisiensi dan ekonomi misalnya sebuah sistem pengarsipan terpusat dimana catatan untuk beberapa orang dan unit yang terletak di salah satu lokasi pusat dan umumnya dibawah kendali orang staf catatan atau dalam kasus besar sistem pengarsipan terpusat.

-          Sistem Informasi Desentralisasi (SI Terdistribusi)

Sistem Informasi Desentralisasi (SI Terdistribusi) merupakan Pemrosesan dilakukan dimasing-masing pengguna yang dibagi menjadi dua yaitu peer to peer dan sistem terdistribus. Penempatan data atau informasi dan aplikasi yang digunakan untuk memperoleh informasi diletakkan secara tersebar karena desentralisasi ini merupakan kebalikan dari sentralisasi.

3. Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek

     Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran

   Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam organisasi berpatipasi secara relatif teratur. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Variabel struktur

a. Ukuran (size):

Makin besar akan semakin komplek impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan

Ukuran menciptakan dilema

Tak ada yang tahu ukuran yang optimum

b. Jumlah tingkatan hirarkhi:

Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal

Sebaiknya tak terlalu banyak

Perhatikan efektivitas komunikasi

c. Struktur kewenangan:

Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi

Siapa saja yang termasuk dalam struktur

Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan

Pendelegasian wewenang

d. Struktur komunikasi:

Variabel yang terpenting

Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah

Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal

e. Struktur tugas:

Sama dengan struktur peranan

Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya

Apakah semua pekerjaan terbagi habis

Apakah semua anggota mendapat peranan

Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan

f. Struktur status dan prestis:

Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan

Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi

Apakah prestis terbagi secara merata

Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota

g. Jarak psikologis:

Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan)

Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi

Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal effektif/tidak

4.  Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek TI

Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).

5. Phase dan siklus hidup proyek

      Ada 6 tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, Prototyping, Joint Aplication Development, Herative Life Cycle. Berikut penjelasan secara detailnya:

a. Model Water Fall

- System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software

- Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software

- Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai

- Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding - Maintenance

- Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah di ujicobakan 2. System Engineering

- Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu

b. System Engineering

Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)

- Model Objek

- Model Dinamis

- Model Fungsional

c. Over Lapping Phases

- Komunikasi pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan

- Perencanaan, yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan

- Analisis Resiko, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis

- Perekayasaan, yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut

- Konstruksi dan peluncuran, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai

- Evaluasi Pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan

d. Prototyping

- Pengumpulan kebutuhan. Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat

- Membangun prototyping. Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output) 

- Evaluasi protoptyping. Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan

- Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai

- Menguji sistem. Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan

- Evaluasi Sistem. Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan

- Menggunakan sistem. Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan

e. Joint Aplication Development 

- Bussiness Modelling. Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi 

- Data Modelling. Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data

- Process Modelling. Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis

- Aplication Generation. Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi

- Testing and Turnover. Tahap pengujian sistem

f. Herative Life Cycle

- Perencanaan (Planning). Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem

- Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition). Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem

- Perancangan Knowledge (Knowledge Design). Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem

- Koding dan pengujian (Code and Checkout). Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman

- Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification). Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem

- Evaluasi sistem (System Evaluation). Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan

6. Siklus hidup produk.

Siklus hidup produk adalah suatu konsep penting yang memberikan pemahaman tentang dinamika kompetitif suatu produk. Seperti halnya dengan manusia, suatu produk juga memiliki siklus atau daur hidup. Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini yaitu suatu grafik yang menggambarkan riwayat produk sejak diperkenalkan ke pasar sampai dengan ditarik dari pasar .

 Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini merupakan konsep yang penting dalam pemasaran karena memberikan pemahaman yang mendalam mengenai dinamika bersaing suatu produk. Konsep ini dipopulerkan oleh levitt (1978) yang kemudian penggunaannya dikembangkan dan diperluas oleh para ahli lainnya.Ada berbagai pendapatan mengenai tahap – tahap yang ada dalam Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) suatu produk.

Ada yang menggolongkannya menjadi introduction, growth, maturity, decline dan termination. Sementara itu ada pula yang menyatakan bahwa keseluruhan tahap – tahap Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) terdiri dari introduction (pioneering), rapid growth (market acceptance), slow growth (turbulance), maturity (saturation), dan decline (obsolescence). Meskipun demikian pada umumnya yang digunakan adalah penggolongan ke dalam empat tahap, yaitu introduction, growth, maturity dan decline.Menurut Basu Swastha (1984:127-132), daur hidup produk itu di bagi menjadi empat tahap, yaitu :

1. Tahap perkenalan (introduction).pada tahap ini, barang mulai dipasarkan dalam jumlah yang besar walaupun volume penjualannya belum tinggi. Barang yang di jual umumnya barang baru (betul-betul baru) Karena masih berada pada tahap permulaan, biasanya ongkos yang dikeluarkan tinggi terutama biaya periklanan. Promosi yang dilakukan memang harus agfesif dan menitikberatkan pada merek penjual. Di samping itu distribusi barang tersebut masih terbatas dan laba yang diperoleh masih rendah.

2. Tahap pertumbuhan (growth).Dalam tahap pertumbuhan ini, penjualan dan laba akan meningkat dengan cepat. Karena permintaan sudah sangat meningkat dan masyarakat sudah mengenal barang bersangkutan, maka usaha promosi yang dilakukan oleh perusahaan tidak seagresif tahap sebelumnya. Di sini pesaing sudah mulai memasuki pasar sehingga persaingan menjadi lebih ketat. Cara lain yang dapat dilakukan untuk memperluas dan meningkatkan distribusinya adalah dengan menurunkan harga jualnya.

3. Tahap kedewasaan (maturity)Pada tahap kedewasaan ini kita dapat melihat bahwa penjualan masih meningkat dan pada tahap berikutnya tetap. Dalam tahap ini, laba produsen maupun laba pengecer mulai turun. Persaingan harga menjadi sangat tajam sehingga perusahaan perlu memperkenalkan produknya dengan model yang baru. Pada tahap kedewasaan ini, usaha periklanan biasanya mulai ditingkatkan lagi untuk menghadapi persaingan.

4. Tahap kemunduran (decline)Hampir semua jenis barang yang dihasilkan oleh perusahaan selalu mengalami kekunoan atau keusangan dan harus di ganti dengan barang yang baru. Dalam tahap ini, barang baru harus sudah dipasarkan untuk menggantikan barang lama yang sudah kuno. Meskipun jumlah pesaing sudah berkurang tetapi pengawasan biaya menjadi sangat penting karena permintaan sudah jauh menurun.Apabila barang yang lama tidak segera ditinggalkan tanpa mengganti dengan barang baru, maka perusahaan hanya dapat beroperasi pada pasar tertentu yang sangat terbatas' Altematif-alternatif yang dapat dilakukan oleh manajemen pada saat penjualan menurun antara lain:a. Memperbarui barang (dalam arti fungsinya).b. Meninjau kembali dan memperbaiki progrcm pemasaran serta program produksiny a agar lebih efisien.c. Menghilangkan ukuran, warna, dan model yang kurang baik.d. Menghilangkan sebagian jenis barang untuk mencapai laba optimum pada barang yang sudah ada.e. Meninggalkan sama sekali barang tersebut.

7. Model Prediksi Hidup Proyek

Pada bagian prediksi hidup proyek , di sini proyek sudah mempunyai ruang lingkup atau scope yang jelas , sehingga waktu penyelesaian proyek dapat di prediksi. Contoh model ini diantaranya adalah:

Waterfall Model

Spiral Model

Increment Building Model

Prototyping Model

Raid Application Development Model (RAD Model)

8. Konteks dari proyek IT.

Sebuah fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi. Fenomena ini dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya. Hampir seluruh aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal ini tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan sebuah pekerjaan yang bersifat rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, out put yang akan dihasilkan, pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan ditetapkan dengan jelas.

Fenomena diatas mengindikasikan bahwa seseorang yang ingin berhasil dalam meniti karir di dunia IT, harus memiliki kemampuan yang baik dalam bidang manajemen proyek teknologi informasi.

Selain diterapkan dalam bidang konstruksi, ilmu manajemen proyek juga tidak kalah pentingnya untuk diterapkan dalam bidang IT. Nilai proyek IT yang cukup besar menyebabkan penanganan proyek-proyek IT harus direncanakan secara matang. Tidak jarang banyak proyek IT yang mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan, jadwal maupun batasan biaya yang telah ditetapkan diawal

9. Fungsi Kerja Manajemen Proyek

Adapun fungsi kerja dari manajemen proyek, diantaranya adalah :

Menentukan lingkup proyek

Mengidentifikasi stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur eskalasi

Kembangkan daftar tugas rinci

Perkiraan waktu yang diperlukan

Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal

Laporan status proyek

Mengelola perubahan proses kontrol

Evaluasi proyek yang diperlukan

10. Keahlian Seorang Manajer Proyek

Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya.

Keahlian yang disarankan yaitu :

1. Keterampilan berkomunikasi yang baik dan cekatan.

2. Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah.

3. Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya.

4. Keterampilan teknologi

5. Keterampilan penyesuaian diri yaitu fleksibel, kreatif, sabar serta pantang menyerah.

6. Keterampilan kepemimpinan agar memberikan visi yang besar untuk tujuan proyek tsb

11. Karakteristik Dari Manajer Proyek Yang Efektif dan Tidak Efektif

Beberapa kontradiksi yang dihadapkan oleh manajer proyek antara lain:

Inovasi dan menjaga stabilitas.

Menetapkan gambaran dan terlibat langsung di lapangan.

Mendorong individu tetapi juga menekan tim.

Campur tangan atau tidak.

Fleksibel tapi ketat.

Loyalitas tim dan loyalitas organisasi.

Kontradiksi ini memerlukan kecakapan khusus bagi manajer proyek untuk mengambil posisi mereka dan menempatkan keputusan sesuai dengan keadaan. Terpaku pada suatu prinsip yang ketat tidak akan menyelesaikan masalah, karena manajer proyek tidak bekerja sendiri. Dalam buku yang sama Grey&Larson (2006) juga menggambarkan ciri-ciri dari seorang manajer proyek yang efektif. Diantaranya adalah:

Pemikir Sistem, kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial. Hal ini akan mempersulit sang manajer untuk mengambil keputusan.

Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim.

Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek (Kartajaya, 2003)

Toleransi yang tinggi terhadap Stress, mengingat proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang bebankan tanggungjawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan.

Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.

Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan cirri penting manajer proyek yang sukses.

Optimis, Slater (1999) dalam bukunya Saving Big Blue mengatakan “Anda dalam kesulitan Besar jika Menganggap anda Sudah Selesai”. Maksud dari kata-kata ini ialah, masalah-masalah yang sudah diselesaikan tidak bisa kita lepas begitu saja, karena pada nantinya kan bermunculan masalah-masalah baru di dalam pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek ke arah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan.

BAB III
Grup proses Manajemen Proyek : Studi kasus

1. Grup proses manajemen proyek

      Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses:

- Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek

- Perencanaan proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati

- Eksekusi yaitu mengintegerasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan

- Kontrol yaitu mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya

- Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek

2. Hubungan antara Grup Proses dan Area Knowledge

Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses.

 Inisiasi proyek

Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.

 Dokumen Tahap Inisiasi

Merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.

 Rencana Proyek

Rencana Proyek adalah sebuah kerangka gagasan gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.

 Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

3. Membangun metodologi manajemen proyek IT 

    Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC)

     Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol

     Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang "one size fits all"

   Kita dapat mengelaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek

      Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadimain interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel "Defining & Classifying Project Management Methodologies."

  Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek

     Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel "Methodology Per Project". Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi. Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya tidak hanya mendefinikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame of reference yang mencakup:

- A common project management model

- Companywide project management training programs

- Project management career development

- Knowledge-sharing activities

4. Studi Kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet

Case Study : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site kami merangkum bahwa Manajemen Proyek terdiri dari beberapa proses, sbb:

1. Initiating

2. Planning

3. Executing

4. Monitoring and Controlling

5. Closing

1. Initiating

Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar.

Input : Mengidentifikasikan pihak-pihak yang berkepentingan, menganalisis kebutuhan yang

diperlukan dalam membangun proyek dan memperkirakan resiko-resiko yang akan muncul.

Output : - Project charter terselesaikan dan disepakati.

- Terpilihnya Manajer Proyek

- Teridentifikasinya pihak-pihak yang berkepentingan.

- Business case terselesaikan.

2. Planning

Tujuan utama dari perencenaan proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek

Input : Berupa output-an dari proses inisiasi sebelumnya.

Output: - Ditentukannya lingkup proyek

- Adanya kontrak tim

- Adanya WBS

- Scheduled Project terbentuk.

- Adanya daftar dari resiko yg diprioritaskan.

3. Executing

Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi

Input: Berupa output dari proses perencanaan (planning).

Output: - Mengimplementasikan solusi dari masalah-masalah yang ada.

- Mengetahui data performansi kerja dari tim.

- Perencanaan Manajemen Proyek (diperbaharui).

- Terkualifikasinya daftar penjual.

4. Monitoring and Controlling

Adalah pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.

Input: Berupa output-an dari proses sebelumnya

Output:- Adanya recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair.

- Terukurnya performansi.

- Terukurnya kontrol kualitas.

- Resolved Issues.

5. Closing

Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita.

Output : - Final Product, service or result.

- Menutup kontrak.

- Dokumentasi.

Jadi, dari diskusi kelompok, kami menyimpulkan bahwa input dan output dari tiap proses dalam Case Study : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site , ada

Inisiasi Proyek

Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.

Dokumen Inisiasi

Merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.

Rencana Proyek

Adalah sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.

Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

5. Inisiasi proyek

    Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan

6.      Dokumen Inisiasi Proyek

1. pernyataan ruang lingkup proyek

2. Daftar anggota tim proyek beserta jabatan, tanggung jawab, dan hasil pekerjaan

3. Work breakdown structure

4. Jadwal proyek dalam bentuk Gantt Chart

5. Daftar resiko yang prioritas

7. Rencana proyek

    Rencana proyek merupakan sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat

8. Eksekusi proyek, pengawasan proyek, penyelesaian proyek, dan Post-Project Follow–up

   Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables  atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek